PHÒNG TỔ CHỨC HÀNH CHÍNH

10/05/2026 | 09:08:35

1. Giới thiệu về Phòng Tổ chức Hành chính

Phòng Tổ chức – Hành chính là đơn vị chức năng trực thuộc Trường Cao đẳng Công nghiệp, Thương mại và Du lịch, có nhiệm vụ tham mưu và giúp Ban Giám hiệu quản lý các hoạt động về tổ chức bộ máy, nhân sự và công tác hành chính tổng hợp trong toàn trường.

Phòng giữ vai trò là đầu mối điều phối hoạt động hành chính, đảm bảo sự vận hành thống nhất, thông suốt giữa các phòng, khoa và trung tâm trực thuộc nhà trường.

Theo cơ cấu tổ chức của trường, Phòng Tổ chức – Hành chính là một trong các phòng chức năng quan trọng của hệ thống quản lý nội bộ.

2. Chức năng, nhiệm vụ của Phòng Tổ chức Hành chính

2.1. Chức năng

Tham mưu, tổng hợp, đề xuất ý kiến, giúp Hiệu trưởng tổ chức quản lý về công tác tổ chức cán bộ, bảo vệ chính trị nội bộ; Công tác hành chính, tổng hợp; văn thư lưu trữ; thi đua khen thưởng; công tác bảo vệ, an ninh trật tự và quản lý cán bộ, viên chức của phòng theo sự phân cấp của Hiệu trưởng.

2.2. Nhiệm vụ chủ yếu

Phòng Tổ chức Hành chính thực hiện các nhiệm vụ chính:

2.2.1 Công tác tổ chức, bộ máy, nhân sự

– Tham mưu cho Hiệu trưởng việc xây dựng tổ chức bộ máy của Nhà trường theo quy chế của Bộ Công Thương và quy định của Nhà nước, đề án thành lập, giải thể, chia tách, cơ cấu các phòng, khoa, bộ môn, trung tâm, đơn vị phục vụ.

– Tham mưu cho Hiệu trưởng việc xây dựng chiến lược phát triển đội ngũ, quy hoạch cán bộ theo quy định.

– Xây dựng và tổ chức thực hiện quy trình tuyển dụng giảng viên, cán bộ, nhân viên theo đúng quy định của Nhà nước; Chuẩn bị văn bản và thủ tục để Hiệu trưởng ký các hợp đồng làm việc, hợp đồng lao động với cán bộ, giảng viên, viên chức lao động Nhà trường.

– Tham mưu cho Hiệu trưởng việc sắp xếp, bố trí, bổ nhiệm, miễn nhiệm, tiếp nhận, điều động cán bộ trong Nhà trường phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và quy mô phát triển của từng đơn vị. Xây dựng và quản lý các định mức lao động và ngày công, giờ công của cán bộ công chức, viên chức; tổng hợp khối lượng giờ giảng đã quy đổi của giảng viên và thực hiện các chế độ đối với người lao động; làm các báo cáo theo yêu cầu cấp trên. Công tác đánh giá phân loại cán bộ, viên chức lao động.

– Xây dựng kế hoạch bồi dưỡng cán bộ, giảng viên; quản lý, sử dụng đội ngũ có hiệu quả. Thực hiện nâng bậc lương, nâng ngạch và chuyển ngạch viên chức. Quản lý, bổ sung hồ sơ cán bộ theo quy định.

– Làm đầu mối trong việc xây dựng các văn bản quy định về chức năng, nhiệm vụ của các đơn vị, các tổ chức trong Nhà trường; xây dựng các văn bản thực hiện các nhiệm vụ được giao, như: các quyết định, các công văn, các báo cáo, thông báo…; tham mưu cho Hiệu trưởng đề xuất thành lập các hội đồng tư vấn.

– Thống kê và báo cáo về công tác tổ chức nhân sự theo định kỳ và đột xuất.

– Quán triệt, phổ biến và thực hiện các chế độ, chính sách đối với CBVC và người lao động theo quy định của pháp luật: Tiền lương, phụ cấp lương, phụ cấp thâm niên, nâng lương thường xuyên, nâng lương trước thời hạn, tham mưu cho Hiệu trưởng về thay đổi chức danh nghề nghiệp của CBVC.

– Tham mưu cho Hiệu trưởng về xây dựng quy định về công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật CBVC. Trình các cấp khen thưởng các danh hiệu thi đua.

– Lập và quản lý hồ sơ bảo hiểm xã hội, thực hiện các chính sách về bảo hiểm xã hội: ốm đau, thai sản, nghỉ ốm, tai nạn lao động, hưu trí, mất sức, thôi việc…cho cán bộ, viên chức, người lao động;

– Lưu trữ hồ sơ theo quy định.

2.2.2 Công tác hành chính, tổng hợp

– Tổ chức công tác hành chính (lễ tân, khánh tiết của Trường trong các hội nghị và các cuộc họp; phục vụ công tác của Ban Giám hiệu và các hoạt động chung của Nhà trường, khách đến công tác và các phòng họp; phối hợp tổ chức các hội nghị, các ngày lễ);

– Theo dõi, nắm tình hình, tổng hợp, thống kê báo cáo về công tác hành chính và các hoạt động của Nhà trường.

– Phối hợp với các đơn vị liên quan giúp Hiệu trưởng, Phó Hiệu trưởng gặp tiếp xúc, trao đổi với các cơ quan Đảng, chính quyền, đoàn thể trong và ngoài Trường;

– Quản lý và tổ chức hoạt động phòng họp, nhà khách của Trường.

– Điều hành và quản lý xe ô tô phục vụ các hoạt động của Trường; Cấp giấy giới thiệu, giấy đi đường, công lệnh điều xe, ký xác nhận thời gian đi, về cho cán bộ viên chức được cử đi công tác. Xác nhận giấy đi đường cho khách đến công tác và lưu trú tại Trường.

– Cấp giấy phép, theo dõi việc nghỉ phép, xác nhận thanh toán tiền tàu, xe nghỉ phép theo chế độ hàng năm của viên chức, người lao động.

– Làm đầu mối xây dựng kế hoạch, nhiệm vụ năm học của trường; Lập kế hoạch công tác tháng, lịch công tác tuần đăng tải trên Website của trường, theo dõi đôn đốc việc thực hiện lịch công tác;

– Lập các báo cáo, thống kê theo yêu cầu của Hiệu trưởng và các cơ quan cấp trên; Là thư ký các cuộc họp của Ban giám hiệu, họp cán bộ chủ chốt và thông báo kết luận của các cuộc họp;

– Là thường trực Hội đồng: Tuyển dụng; xét nâng lương; chuyển ngạch; khen thưởng; kỷ luật CBVC; bồi hoàn kinh phí đào tạo, bồi dưỡng; tham gia các hội đồng khác theo quy định.

– Thực hiện công tác thông tin tuyên truyền các dịp lễ tết.

2.2.3. Công tác văn thư, lưu trữ

– Xây dựng quy chế về công tác văn thư lưu trữ; Hướng dẫn công tác soạn thảo văn bản, quản lý văn bản đi, văn bản đến và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động của trường;

– Tiếp nhận, xử lý văn bản đến, trình lãnh đạo và chuyển đến các đơn vị và cá nhân trong trường thực hiện.

– Tổ chức đánh máy, in ấn tài liệu phục vụ chung của trường.

– Tiếp nhận, giao dịch thư điện tử và điện thoại liên hệ công tác; Tiếp nhận thư từ của Trường và HSSV.

– Quản lý và sử dụng con dấu;

– Tiếp nhận, xử lý, bảo quản và lưu trữ tài liệu theo qui định.

2.2.4. Công tác bảo vệ an ninh, trật tự và bảo vệ chính trị nội bộ

– Thực hiện công tác bảo vệ chính trị nội bộ, làm đầu mối trong việc phổ biến, tuyên truyền các chủ trương, chính sách của Đảng, pháp luật của Nhà nước đến viên chức, người lao động trong Trường.

– Quản lý và báo cáo cơ quan quân sự địa phương danh sách quân dự bị theo luật nghĩa vụ quân sự, danh sách thanh niên trong độ tuổi nghĩa vụ quân sự; Phối hợp quản lý hộ khẩu tạm trú, tạm vắng.

– Lập phương án bảo vệ Nhà trường; tổ chức thực hiện công tác đảm bảo an toàn tài sản của Nhà trường và của học sinh, sinh viên, giữ gìn an ninh trật tự tốt trong Nhà trường; Phối hợp với các phòng, khoa và các lực lượng an ninh trong khu vực để giải quyết tốt các vụ việc khi xảy ra.

– Phối hợp với chính quyền địa phương và các cơ quan chức năng xây dựng quy chế phối hợp, kịp thời giải quyết các trường hợp gây mất trật tự an ninh, an toàn trong toàn trường.

– Thực hiện nhiệm vụ trực cổng ra vào trường, tuần tra canh gác bảo vệ tài sản của trường, theo dõi, kiểm tra người và phương tiện ra vào cổng trường.

– Quản lý các khóa cửa ra vào cổng, cửa chính khu hiệu bộ.

– Trông xe cho cán bộ, giáo viên, học sinh sinh viên và khách đến công tác, làm việc với trường.

2.2.5. Công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật

– Thực hiện công tác thi đua, khen thưởng theo quy định hiện hành; xây dựng kế hoạch, biện pháp để thực hiện tốt công tác thi đua, khen thưởng, kỷ luật của Nhà trường.

– Tổ chức phát động, theo dõi và sơ tổng kết các phong trào thi đua trong CBVCLĐ và học sinh, sinh viên; liên hệ với các cơ quan hữu quan về thi đua khen thưởng (khối các Trường cao đẳng, trung cấp Tỉnh, Sở, Ban, Ngành của tỉnh Thái Nguyên, Bộ Công Thương …) để tổ chức các hoạt động thi đua; hoàn thiện hồ sơ, thủ tục thi đua đề nghị tặng các danh hiệu thi đua cho các tập thể và cá nhân của Trường.

2.2.6. Thực hiện các nhiệm vụ khác do Hiệu trưởng giao

3. Cơ cấu tổ chức, bộ máy

Theo công bố cơ cấu các phòng trực thuộc trường: